Organização pessoal: TUDO o que você precisa saber!

Procurar informação e conhecimento sobre Organização Pessoal geralmente acontece quando um grande sentimento de mal-estar passa a fazer parte de nosso cotidiano. 

Não é incomum, a impressão de que o dia não é suficiente para que se consiga dar conta de todos os compromissos. Isso porque, ainda nem falamos sobre o tempo para concretizar planos e sonhos.

Pare para pensar e responda a si mesmo:

  1. Quanto do seu tempo tem investido em coisas que são importantes para você?;
  2. E quanto desse tempo que possui, você tem investido em coisas desnecessárias?;
  3. Sempre que precisa de alguma informação, rapidamente consegue encontrá-la?;
  4. Você sabe exatamente TUDO o que precisa realizar durante todos os seus dias?

Pensar em uma pessoa que responda todas as reflexões acima com um SIM parece algo impossível. Talvez porque sua vida seja completamente o contrário.

Sua mesa de trabalho cheia de papéis, seu e-mail abarrotado de mensagens inúteis (e o pior, atrapalhando você quando precisa encontrar algo importante) e você diariamente morre de medo de perder prazos e compromissos.

E se você precisar achar um arquivo em seu computador? Talvez precise de um final de semana inteiro para dedicar-se a isso.

AGORA CALMA!

Esse artigo tem como objetivo ajudá-lo a sair dos escombros da bagunça e organizar a sua vida. Dessa maneira, você poderá dedicar tempo a coisas que realmente encara como importantes, sem deixar de fazer o que é preciso.

E você pode estar se perguntando, por que deveria investir tempo e atenção em organização pessoal?

Primeiramente, é preciso que saiba que o seu nível de organização pessoal tem um grande impacto em seu sucesso e também pode afetar os membros de sua família e até mesmo colegas de trabalho.

Em segundo lugar, sem organização é impossível manter uma vida equilibrada. Uma vez que naturalmente colocamos nosso foco em apagar incêndios que acontecem em nossas vidas todos os dias. 

Coisas e compromissos desorganizados e não planejados que surgem como “surpresas” desagradáveis todos os dias.

No decorrer desse artigo, quero compartilhar contigo os seguintes assuntos:

  1. O que é Organização Pessoal?
  2. Por Que a Organização Pessoal é Importante?
  3. Organização Pessoal: Principais Dificuldades
  4. As 5 fases da Organização Pessoal
  5. Organização Pessoal: Como Começar 

Bora?

O Que é Organização Pessoal?

O Que é Organização Pessoal?

Estar organizado é encontrar ou desenvolver uma maneira e/ou método de gerir atividades que precisam ser realizadas.

Com base nessas atividades, definir quais são prioridades e elaborar um plano para agir de acordo com o tempo que você tem disponível.

Todos temos as mesmas 24 horas. Como utilizamos essas 24 horas que diariamente nos são dadas, já é outra história.

Eu sou bem adepto a ideia de liberdade e penso que você pode sim optar por não se organizar.

Dessa maneira, você pode escolher deixar para decidir tudo na última hora e reagir de forma impulsiva aos problemas e desvios do cotidiano.

No entanto, você está correndo um grande risco de realizar apenas atividades e compromissos que não são importantes.

Atividades que não são parte de suas prioridades e que na maioria das vezes está relacionada com sonhos de outras pessoas.

A organização pessoal permite que você escolha o que é importante.

Ajuda você a definir um plano prático para cuidar e alcançar seus objetivos. Sendo assim, permite que você tenha clareza sobre o que deve ou não ser priorizado em determinado momento.

Desenvolver habilidades e métodos de organização pessoal ajudam você a se sentir mais realizado. Passando assim a ser mais produtivo e a atingir um estado mental de bem-estar.

Isso porque, você conhece seus compromissos e prioridades e se prepara para agir de maneira organizada.

Por Que a Organização Pessoal é Importante?

Por Que a Organização Pessoal é Importante?

A organização pessoal é a ponte entre os seus SONHOS e a REALIZAÇÃO deles.

Portanto, estar organizado é sonhar, escolher e agir para alcançar algum objetivo e/ou realização que deseja.

A organização abre espaço para que você olhe para sua vida. 

ou seja, ao olhar para sua vida, abre a possibilidade de exercer 3 poderes pessoais incríveis.

Organização Pessoal: Os 3 Poderes

#1. Poder Dos Sonhos

Sonhar, escolher e definir coisas que deseja fazer e/ou alcançar. Ou seja, é a sua capacidade de transformar sonhos em objetivos que deseja alcançar.

#2. Poder da Escolha 

Poder que permite você escolher o que é importante. Sendo assim, abre caminho para que desenvolva o planejamento de COMO e QUANDO agir para alcançá-los.

#3. O Poder da Ação

Com base no plano feito através do poder da escolha, é possível partir para pequenas ações que diariamente aproximarão você de seus sonhos.

Organização Pessoal e a Gestão do Tempo

Organização Pessoal e a Gestão do Tempo

Já faz um certo tempo que li o livro Tríade do Tempo, escrito pelo autor Christian Barbosa.

No entanto, um dos conceitos que mais me chamou atenção na leitura, foi o tópico que fala sobre priorização de atividades e gestão do tempo.

O autor propõe que façamos uma análise sobre as atividades que exigem investimento de tempo e atenção em nosso dia a dia. 

Com base nessa análise, é preciso definir em qual categoria determinada atividade se encaixa:

#1. Atividades importantes;

Atividades que você julga que merecem o seu tempo e dedicação. Dessa maneira, devem ser planejadas e executadas sem atropelo, no tempo certo.

Por exemplo, suponhamos que você tenha um projeto pessoal.

Você precisa planejar, estudar, aprender e reconhecer suas limitações. Buscar conhecimentos específicos e pouco a pouco ir avançando até o seu objetivo final.

Leva tempo e requer planejamento e esforço para que consiga diariamente agir e se aproximar de seus sonhos.

#2. Atividades urgentes;

Atividades que precisam de ações imediatas de sua parte.

Por exemplo: seu celular caiu no chão e espatifou a tela. No entanto, você tem 3 filhos pequenos, um emprego formal, no qual atende clientes por aplicativos como “whatsapp” e ainda tem seu próprio negócio. De maneira nenhuma pode ficar sem o seu telefone.

Ou seja, consertar o seu telefone se torna uma atividade URGENTE. Que você precisa resolver agora!

#3. Atividades circunstanciais.

Aqui entram atividades apelidadas de desnecessárias e/ou opcionais. No entanto, diariamente nos encontramos com elas e dessa maneira, precisamos tratá-las ou desviar delas.

Por exemplo, podemos pensar sobre assistir televisão como uma atividade circunstancial. E Talvez você goste e escolha assistir um pouco todos os dias para relaxar. Está TUDO certo!

Ou talvez você esteja usando a TV como uma fuga para não realizar suas atividades importantes ou urgentes.

No entanto, isso é algo que somente você vai saber. O meu intuito aqui não é dizer o certo ou errado, muito menos julgá-la(o). 

O autor propõe a análise e classificação de todas as atividades que você faz diariamente, conforme as categorias apresentadas acima.

Ele também propõe que, fazer uma boa gestão do tempo é dividir a realização de tarefas conforme o modelo abaixo:

  • 70% para atividades importantes;
  • 20% para atividades urgentes;
  • 10% para atividades circunstanciais.

Organização Pessoal: Principais Dificuldades

Organização Pessoal: Principais Dificuldades

#1. Falta de Organização Pessoal Gera Desequilíbrio

Quando não existe o pensamento e iniciativa para se organizar, acabamos desequilibrando nossas ações.

Passamos a priorizar algumas áreas de nossas vidas e abandonamos outras.

Você com certeza conhece pessoas que só trabalham, dia e noite. Sem tempo para se dedicar a família, hobbies e relaxamento.

#2. Ausência ou Dificuldade Para Filtrar

Diariamente, o volume de informações e estímulos que recebemos, dificultam ainda mais a missão de estar organizado.

Sem organizar e priorizar, você corre o risco de agir apenas em atividades urgentes e circunstanciais, abandonando assim, atividades importantes.

#3. Má Gestão do Tempo

A gestão do tempo é outra dificuldade que surge com o alto volume de informações e decisões que precisamos tomar todos os dias. 

Pensar em um planejamento individual do tempo tem se mostrado um grande problema, uma vez que, estamos em um mundo cada vez mais colaborativo.

#4. Organização Pessoal Descentralizada

Hora você usa um caderno, hora anota na agenda e por vezes anota em algum dos 3 aplicativos de organização pessoal que baixou em seu telefone.

Alimentar e manter um sistema de organização descentralizado é a receita perfeita para ficar maluco e perdido em meio a desORGANIZAÇÃO.

#5. Métodos Ultrapassados (Não Digitais)

Se você já é uma pessoa minimamente organizada, talvez esses métodos funcionem muito bem e você não precisa mudar o que funciona para você.

No entanto, para quem não possui nenhum método e muito menos o hábito de se organizar, manter um sistema não digital pode ser algo complexo e difícil de acompanhar.

Trabalho com tecnologia e tenho dificuldades de lidar com papéis, agendas e calendários. Sendo assim, usar a tecnologia, me ajuda muito para estar organizado.

#6. Procrastinação

Você costuma deixar tudo para a última hora? Saiba que a procrastinação é um dos maiores vilões da organização pessoal.

Como a organização pessoal é uma atividade importante e teoricamente “não urgente”, raramente é feita por pessoas com tendência a procrastinar.

A tendência de uma pessoa procrastinadora é atuar em atividades consideradas urgentes.

Dessa maneira, gastam toda sua energia tentando desarmar bombas que estouram diariamente em seus colos.

#7. Cansaço Físico e Mental

Por falta de organização pessoal, corremos loucamente todos os dias para dar conta das coisas que precisamos fazer e pessoas que precisamos apoiar.

Quer um exemplo?

Você já passou um dia ou dois atrás de algum boleto, documento ou exame?

Precisa lavar a roupa dos filhos, pensar no cardápio da semana e ajudar seu companheiro(a) a encontrar a chave do carro ?

Sem organização, o cansaço físico e mental é inevitável.

#8. Ausência de Prioridades

Recentemente, fiz uma revisão no artigo sobre lei da atração. Se você ainda não conferiu, dê uma passada por lá na sequência.

Uma das leis da atração propõe que: “Semelhante atrai semelhante”.

Dessa maneira, a falta de organização pessoal atrai ainda mais desorganização para sua vida.

Sendo assim, para reverter o quadro, é preciso forçar uma parada.

Parar e investir um pouco do seu tempo em autoconhecimento.

Entender o que você valoriza e quais objetivos deseja alcançar em sua vida.

É preciso considerar todas as áreas que são importantes para você e não somente sua vida profissional ou familiar.

#9. Indefinição e Indecisão

Como consequência da falta de autoconhecimento e indefinição de prioridades, surge a sensação de estar perdido.

Sendo assim, você passa a reagir instintivamente a tudo que acontece. Tentando assim, diminuir o impacto de sua falta de organização.

Dessa maneira, passamos a simplesmente executar as tarefas e atividades que são jogadas em nossos colos todos os dias.

Sem nenhuma reflexão e sem sequer pensar se determinada atividade está alinhada com o nosso propósito.

O mais crítico é que gastamos um tempo valioso pensando sobre o que precisamos fazer e tentando decidir se faremos a atividade A ou B, uma vez que, as duas precisam estar prontas amanhã.

As 5 fases da Organização Pessoal

As 5 fases da Organização Pessoal

#1. Identidade

Você precisa conhecer a si mesmo.

Saber o que valoriza e o que deseja realizar em sua trajetória de vida.

Costumo dizer que quando falamos sobre desenvolvimento pessoal, tudo começa com autoconhecimento.

É preciso ter clareza sobre os papéis que deseja realizar em seu dia a dia (cônjuge, pai, amigo, filho, empreendedor e assim por diante…).

Dessa maneira, ao olhar para quem é você em essência e quais papéis deseja realizar, fica mais fácil evitar que uma área de sua vida receba mais atenção que as demais. 

Não definir e não olhar para seus papéis e valores, podem levá-lo a uma vida completamente desequilibrada.

#2. Metas

Definir metas e objetivos com base na fase 1 (identidade) é a maneira mais simples de encurtar o caminho entre sonhos e realizações.

Para definir metas, podemos adotar o modelo SMART.

Modelo pensado e desenvolvido pelo escritor e professor Peter Drucker, propõe que as metas devem possuir as seguintes características: 

  • eSpecíficas: O QUE eu quero alcançar?; 
  • Mensuráveis: QUANTO eu desejo alcançar?;
  • Alcançáveis: COMO pretendo alcançar?;
  • Relevantes: POR QUE quero alcançá-la?;
  • Temporais: QUANDO quero atingir essa meta?

#3. Planejamento: 

Planejamento

É o detalhamento do plano para alcançar as metas.

Planejar é organizar quando e como agir para ir de encontro aos seus objetivos desdobrados em metas.

Como fazer?

Isso é algo bem pessoal, mas como você já me acompanhou até aqui, vou abrir para você como eu costumo fazer.

Isso não significa que é a única ou a melhor forma de se fazer e sim, o que melhor funcionou pra mim.

  1. Definição de 5 metas principais por ano;
  2. A cada mês, escolho 3 metas para agir;
  3. Semanalmente, trabalho em 2 das 3 metas que escolhi para o mês.

Planejamento Anual, Mensal e Semanal

Planejamento Anual, Mensal e Semanal

Planejamento Anual

#1. Revisão de identidade: 

Todo final de ano, paro e faço uma avaliação de meus objetivos e papéis e se necessário, os atualizo. 

Estamos em constante mudança, prova disso é que se olhar para os seus objetivos há 10 anos atrás, verá que muitos deles desapareceram.

#2. Definir Metas:
 

Da mesma maneira que paro para reavaliar minha identidade. Também faço uma reavaliação e definição das metas para o próximo ano.


#3. Avaliação da Organização Pessoal:

Nada mais é que a repetição da fase 4 (Organização), que veremos logo a seguir.

Basicamente é olhar e melhorar coisas que estão funcionando bem e descartar coisas que não estão ajudando você.

Planejamento Mensal 

#1. Avaliação do mês anterior

Me ajuda a manter o controle e acompanhar o andamento e avanço para alcançar minhas metas e como consequência, meus objetivos. 

#2. Selecionar Foco do Mês

Escolher de forma consciente 3 metas para agir durante o mês.

Planejamento Semanal 

#1. Planejamento Conforme Papéis

Definição e distribuição de tarefas durante a semana, levando em consideração minha análise de identidade. 

Quais papéis irei desempenhar no decorrer da semana, buscando equilíbrio entre eles e que me deixem mais próximo de meu propósito para cada área que escolhi organizar.

#2. Definir Ações Relacionadas às Metas

Definir com detalhamento, ações e prazos para conclusão das atividades relacionadas a meta que escolhi trabalhar na semana.

#3. Antecipação de Eventos

Depois de definir e reservar tempo para as atividades mais importantes, faço uma avaliação das atividades e compromissos rotineiros que preciso cumprir.

Atividades como: Ir ao Mercado, aspirar a casa, lavar a louça, entre outras…

De maneira antecipada, penso em como otimizar essas tarefas que se não planejadas, podem roubar MUITO tempo.

#4. Avaliação e Adequação da Organização Pessoal

Semanalmente faço uma avaliação sobre o andamento da minha organização. 

Sendo assim, mantenho ações que estão funcionando bem e removo atividades que mais estão me atrapalhando do que ajudando.

#4. Organização

A fase de organização é basicamente arrumar a casa, evitando que a bagunça atrapalhe você durante a execução do planejamento.

Costumo pensar em organização em três níveis:

Físico

  • Organizar anotações que são feitas em papéis ou agenda no decorrer da semana;
  • Organizar e arquivar contas, notas fiscais, receitas médicas, exames e por aí vai; 
  • Arrumar local de trabalho e lazer.

Tecnologia

  • Organizar pastas e arquivos nos computadores;
  • Deletar e-mails enviados e recebidos, os quais não são importantes;
  • Arquivar e-mails importantes;
  • Definir padrões para armazenamento de arquivos digitais (estrutura organizada de pastas e nomenclatura padronizada). Por exemplo: Comprovante_Aluguel_2021_Abril armazenado na pasta Meus Documentos\Contas\Comprovantes);
  • Fazer backup dos dispositivos eletrônicos mensalmente (se possível).

Conhecimento

Estabelecer formas de registro e recuperação de informações, de maneira rápida e eficaz.

Não estou ganhando nada com a propaganda, mas recomendo a utilização do Evernote

Com ajuda dele, você pode armazenar e catalogar estudos, palestras e aprendizados de maneira rápida e recuperá-los de maneira mais rápida ainda, através de um incrível sistema de buscas.

5. Execução

Então é chegado o momento de agir.

Se você seguiu o planejamento desde o início, deve chegar a essa fase com grande clareza e nível de organização. O que possibilita a você, colocar foco total na ação.

Portanto, pegue o seu planejamento semanal e mãos à obra.

A grande diferença é que agora você está mais consciente e trabalhando em seus próprios sonhos e objetivos.

Dicas:

  • Revise as pendências diariamente e transfira atividades para outros dias, em caso de uma falta de tempo inicial (é normal até que o hábito da organização crie raízes);
  • Calcule o tempo que leva para completar cada uma de suas tarefas e atividades;
  • Faça uso da boa priorização para definir o que é mais importante.
  • Faça primeiro o que é mais importante, retirando a ansiedade do caminho.

Como lidar com os imprevistos?

Para que um imprevisto deixe de ser algo que aparece como ingrata surpresa em sua rotina, é preciso pensar e definir uma estratégia para encará-los. 

Eu realmente fiquei muito estressado e frustrado quando, ao começar a me organizar, comecei igualmente a esbarrar em imprevistos. 

Em minhas pesquisas para tratar essa dificuldade pessoal, me deparei com o modelo proposto por David Allen, autor do livro “A Arte de Fazer Acontecer”.

Especialista em produtividade e gestão do tempo, Allen propõe o seguinte modelo para tratar imprevistos:

  1. Identifique quando um imprevisto não precisa de nenhuma ação sua. Sendo assim, deixe-o de lado;
  2. Permita-se dizer NÃO para imprevistos que podem acabar com a sua organização e desviá-lo do planejamento;
  3. Quando possível, aceite e pratique delegar o imprevisto para que outra pessoa resolva;
  4. Resolva imediatamente. Isso para imprevistos que podem ser tratados em 2 minutos ou menos;
  5. Se ainda assim precisar agir, defina uma prioridade e coloque o imprevisto em sua fila de atividades. (se não for algo realmente urgente.)

Organização Pessoal: Como Começar 

Organização Pessoal: Como Começar

#1. Organize

Parece que estou chovendo no molhado, mas a verdade é que o primeiro passo para iniciar o processo de organização pessoal é se organizando.

Quando sua casa e ambiente de trabalho estão um caos, você passa a sentir-se mais cansado e de certa maneira, um pouco desanimado.

Isso porque, bagunça e/ou projetos inacabados trazem consigo o sentimento de frustração.

Já a desordem visual, distrai a mente e acaba com o seu foco produtivo.

#2. Guarde Cada Coisa Em Seu Lugar

Facilite a sua vida. Organize objetos conforme o lugar que costuma usá-los.

Dessa maneira, ao terminar de usar é mais fácil guardá-los no local correto

O que por sua vez, evita que rapidamente sua casa ou ambiente de trabalho estejam bagunçados e/ou cheios de coisas.

#3. Crie o Hábito de Organizar

Separe 15 minutos por dia para arrumar e organizar algo que está atrapalhando você.

Seja em sua casa ou em seu ambiente de trabalho. Quem sabe você não se empolga e organiza os 2.

Sugiro que comece pelo que for mais caótico e importante para que se sinta menos ansioso e preocupado. 

#4. Pare de Simplesmente Acumular

Pratique doar algo sempre que comprar algo novo.

#5. Organize Suas Ferramentas Tecnológicas

Conforme abordamos anteriormente, é fundamental que você mantenha organizada suas ferramentas de tecnologia. 

Elas devem servir de suporte a sua organização.

Entenda como tecnologia: o seu celular, tablet, computador, notebook, leitor de livros digitais… ufa… muita coisa né!

Se a tecnologia está mais atrapalhando você do que ajudando, é hora de parar e começar a investir aqueles 15 minutos de organização diária para arrumar sua casa tecnológica.

#6. Organize e Mantenha o Seu E-mail Organizado

  • Apague e-mails inúteis;
  • Arquive e-mails importantes;
  • Remova seu e-mail de inscrições;
  • Crie regras para filtrar mensagens para pastas específicas, onde não ocupem o seu precioso tempo.

Agora você pode facilmente encontrar as informações que estão ali e realmente são importantes.

#8. Silencie as Notificações

Eu realmente fico estressado quando o meu telefone começa a tocar loucamente com mensagens chegando.

As notificações têm o poder de tirar a minha paz de espírito e foco.

Como solução, passei a bloquear as notificações de todos os aplicativos de mensagens e redes sociais.

Calma, não sou tão radical assim.

Passei a personalizar as minhas notificações, permitindo, que apenas algumas pessoas e aplicativos me chamem atenção.

#9. Organize Seus Pensamentos

O que você deseja realizar? Quais sentimentos e pensamentos estão constantemente passando em sua mente?

Ao colocar em prática alguns dos passos abordados nesse artigo, poderá criar espaço mental para criar e sonhar ainda mais.

#10. Não Procrastine

O sentimento de realização pessoal é algo que se alimenta sozinho dentro de nós.

Ao se organizar, evite a procrastinação.

Fazer tarefas e cumprir compromissos de forma rápida é a maneira mais fácil de se livrar da ansiedade e preocupação.

Como consequência, você se torna mais produtivo e consegue gerenciar melhor o seu tempo.

#11. Esqueça o Modo Multitarefas

Uma excelente maneira de você se manter no presente. O que por si só, já é bem produtivo.

Ou seja, fazendo uma coisa de cada vez, você pode direcionar toda sua atenção em realizar cada tarefa e compromisso da melhor maneira possível.

Você até pode conseguir fazer 2 coisas ao mesmo tempo, no entanto, colocará 50% de sua atenção em cada uma delas, o que aumenta bastante suas chances de erros e esquecimentos.

#12. Aprenda A Delegar

Eu confesso a você que esse foi e ainda é um grande desafio para mim.

Delegar uma tarefa a outra pessoa e aceitar que ela não fará as coisas do seu jeito. 

O que significa que você estará livre da maior parte da responsabilidade, no entanto, você não precisa largar a atividade.

Pode realizar acompanhamentos periódicos para controle.

Nossa caminhada até aqui foi longa, mas estamos chegando ao final desse guia completo sobre organização pessoal. 

Espero que todo o aprendizado prático e testes que realizei, somados a pesquisa e muita leitura sobre o assunto, ajudem você a iniciar a sua própria forma de se organizar.

Fique à vontade para escolher e testar em sua vida, as técnicas e modelos que foram apresentados no decorrer desse nosso bate-papo. 

A ideia é essa mesmo, ajudar você por meio de exemplos práticos e modelos testados por mim ou apontados por especialistas.

Para que assim, você consiga encurtar o caminho até os seus sonhos e realizações. 

Espero que esse artigo ajude você a se tornar 0,0001% melhor todos os dias!

Obrigado pelo seu tempo e atenção.

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